一、項(xiàng)目背景

本文以人流量大、比較典型的辦公大樓為例，介紹一下微信訪客系統(tǒng)解決方案，辦公大樓隨著企業(yè)單位的大量入住，每日到訪的人數(shù)逐漸增加，加之目前大部分采用純?nèi)斯さ怯浀姆绞?，使得前臺(tái)接待訪客登記效率降低、排隊(duì)等候時(shí)間長等問題，影響到物業(yè)服務(wù)和物業(yè)形象，迫切需要有更好的訪客管理模式，用更先進(jìn)的技術(shù)，更合理的流程，在不降低安全標(biāo)準(zhǔn)的情況下，提高效率，提升訪客體驗(yàn)和物業(yè)形象。

二、現(xiàn)狀分析

2.1現(xiàn)有接待來訪者的流程

現(xiàn)行的接待程序和接待方式大多是：

1)使用傳統(tǒng)的訪客一體機(jī)注冊(cè)方式。

2)實(shí)時(shí)到前臺(tái)對(duì)訪客進(jìn)行人工登記。

流程如下：

①前臺(tái)接待員詢問來訪者情況、來訪事由、來訪者姓名等填寫來訪者的登記信息。

②接待者通知被訪人，確認(rèn)訪客來訪無誤，允許訪問，有時(shí)需要留押訪客的身份證。

③前臺(tái)接待員填寫來訪者信息，為來訪者打印出來訪者的來訪者的訪客單。

2.2對(duì)來訪者問題的分析

在目前的訪客來訪登記的流程中，經(jīng)過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)市面上的訪客系統(tǒng)大部分都存在以下問題：

1)前臺(tái)不能知道來訪者的具體來訪事宜，被訪客是誰，要逐個(gè)詢問來訪者，整個(gè)過程比較煩瑣，低效且不禮貌。

2)接待處不能有效核實(shí)來訪者的真實(shí)身份。

3)需要接待員為來訪者逐個(gè)手動(dòng)打開門禁，增加了接待員的工作量。

4)在一定時(shí)間內(nèi)有多少來訪者，需要人工翻閱記錄單，人工統(tǒng)計(jì)，工作量大、效率低。

5)安裝了傳統(tǒng)訪客一體機(jī)的用戶無法多點(diǎn)登錄，無法遠(yuǎn)程登錄，無法根據(jù)權(quán)限自動(dòng)查詢?cè)L問記錄。

三、微信訪客系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

構(gòu)建一套利用內(nèi)部人員刷臉進(jìn)出、增加來訪者微信預(yù)約模式，使用二維碼和身份證進(jìn)出的訪客管理系統(tǒng)。與此同時(shí)，系統(tǒng)將采用部署在我公司云服務(wù)器或物業(yè)方租用服務(wù)器的方式，與物業(yè)微信公眾號(hào)進(jìn)行對(duì)接，具體建設(shè)目標(biāo)如下：

1)實(shí)現(xiàn)來訪者人員經(jīng)授權(quán)掃描二維碼或刷卡出入。

2)實(shí)現(xiàn)業(yè)主授權(quán)、訪客信息、人員進(jìn)出數(shù)據(jù)全程記錄，責(zé)任到人。

3)減少物業(yè)管理的工作量，并不降低現(xiàn)行管理人員安全標(biāo)準(zhǔn)。

4)訪問者流程設(shè)計(jì)簡單而實(shí)用，使接待確認(rèn)流程的效率提高了80%以上。

四、需求分析

基于當(dāng)前要求進(jìn)行如下分析：

1.建立一套全網(wǎng)絡(luò)信息工具“微信訪客門禁管理系統(tǒng)”，解決訪客來訪等問題。

減少外地訪客前臺(tái)登記確認(rèn)及樓層接待員等待時(shí)間，同時(shí)確保安保要求，實(shí)現(xiàn)方便快捷.閉環(huán)的全業(yè)務(wù)系統(tǒng)需求。

2.通過微信訪客管理系統(tǒng)對(duì)來訪者進(jìn)行全程監(jiān)控，使管理人員隨時(shí)了解現(xiàn)場情況，及時(shí)處理突發(fā)事件，并將所有數(shù)據(jù)存入系統(tǒng)進(jìn)行復(fù)核。

3.智能微信訪客門禁管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)多種效益價(jià)值，增加物業(yè)方公眾號(hào)的活躍度，同時(shí)給用戶更豐富友好的體驗(yàn)，從而更好地實(shí)現(xiàn)物業(yè)對(duì)外的智慧化形象。

五、微信訪客管理系統(tǒng)解決方案

5.1內(nèi)部員工微信業(yè)務(wù)綁定

由辦公樓物業(yè)管理公司根據(jù)入駐公司信息表導(dǎo)入信息后，將帳號(hào)分配給各業(yè)主公司，各公司根據(jù)物業(yè)分配的管理帳號(hào)自行管理員工。

5.2訪客管理系統(tǒng)的管理流程

在此基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的幾個(gè)場景，設(shè)計(jì)出本項(xiàng)目的訪客系統(tǒng)管理流程：

5.2.1邀請(qǐng)?jiān)L客（業(yè)主邀請(qǐng)客人來訪）

如果是業(yè)主單位的客人或VIP等，通過業(yè)主單位向客人發(fā)出邀請(qǐng)拜訪，盡顯對(duì)客人的尊重，具體操作流程如下：

1)業(yè)主單位經(jīng)綁定后在微信邀請(qǐng)頁面，填寫訪客相關(guān)信息，訪問時(shí)間，然后提交，頁面生成支持信息發(fā)送，支持短信、微信轉(zhuǎn)發(fā)等方式發(fā)出邀請(qǐng)；

2)訪客收到短信或微信邀約，訪客點(diǎn)擊短鏈接，會(huì)自動(dòng)生成二維碼，二維碼只能在有效時(shí)間段內(nèi)使用。

3)訪客到達(dá)現(xiàn)場，用二維碼直接刷卡通過閘機(jī)。

4)二維碼可以設(shè)置系統(tǒng)的訪問有效期或次數(shù)。

5)物業(yè)可以在系統(tǒng)中查詢到某段時(shí)間內(nèi)所有訪客信息，以及由誰發(fā)出邀請(qǐng)，對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)；

5.2.2預(yù)約登記訪問（訪客申請(qǐng)）

訪客拜訪前，可提前登記拜訪事項(xiàng)，具體操作過程如下：

1)訪客通過微信公眾號(hào)進(jìn)行注冊(cè)，在微信訪客登記頁面上填寫所個(gè)人的信息，填寫被訪人手機(jī)號(hào)手機(jī)號(hào)(必填，根據(jù)手機(jī)號(hào)匹配被訪者)等相關(guān)信息提交，發(fā)出預(yù)約拜訪請(qǐng)求；

2)在提出預(yù)約訪問申請(qǐng)后，公眾號(hào)將訪客信息以微信的形式發(fā)送給業(yè)主，審核通過后，系統(tǒng)在訪客微信上推送生成的二維碼。

3)訪客到達(dá)現(xiàn)場，用二維碼直接刷碼通過門禁。

4)物業(yè)可以查詢某段時(shí)間內(nèi)的訪客信息，以及由誰審核進(jìn)入，對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)。(二維碼自動(dòng)識(shí)別)

5.2.3現(xiàn)場來訪登記(沒有預(yù)約，帶身份證)

訪客是現(xiàn)場登記(沒有預(yù)約)參觀活動(dòng)之前，具體的操作流程如下：

1)來訪者到達(dá)現(xiàn)場，接待員與業(yè)主單位進(jìn)行電話溝通，確認(rèn)允許來訪；

2)被訪人同意來訪后，訪客出示身份證，接待員在訪客機(jī)上刷卡，登記來訪者身份。

3)訪客機(jī)支持拍照與身份證進(jìn)行人證比對(duì)，確認(rèn)通過可打印訪客單，訪客可刷二維碼通過門禁，進(jìn)入大樓；

4)物業(yè)可以在系統(tǒng)中查詢某段時(shí)間內(nèi)的訪客信息，業(yè)主單位的來訪信息，以及審核的訪問情況，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

5.2.4現(xiàn)場登記場景(沒有預(yù)約、沒有身份證或外國人)

如來訪者沒有帶身份證或外國人來訪問，辦理程序如下：

1)前臺(tái)接待員通過電話與業(yè)主單位聯(lián)系核實(shí)，是否允許來訪；

2)業(yè)主單位同意參觀后，前臺(tái)手工輸入來訪者信息，系統(tǒng)會(huì)給來訪者拍照、打印帶有二維碼的訪客單，或者將帶有二維碼的手機(jī)號(hào)碼發(fā)送一條帶有二維碼鏈接的短信，客人點(diǎn)擊生成二維碼即可進(jìn)入；

5.2.5批量訪問方案

如果業(yè)主單位組織了大型會(huì)議，或者在某段時(shí)間內(nèi)有大量客人來訪，由于人數(shù)眾多，可以由會(huì)議組織者事先整理好來訪者的資料，導(dǎo)入系統(tǒng)，具體流程如下：

1)業(yè)主單位會(huì)議組織者可事先在系統(tǒng)中發(fā)起邀請(qǐng)，設(shè)定參觀期限，生成二維碼或短信邀請(qǐng)碼。企業(yè)單位給來訪者發(fā)送二維碼或短信邀請(qǐng)碼；如果有業(yè)主單位備有參會(huì)卡、邀請(qǐng)卡等，也可將二維碼打印在上面。

2)訪客到達(dá)現(xiàn)場，用二維碼直接在門禁上刷碼通行。參觀者進(jìn)入后，本系統(tǒng)可將此作為會(huì)議簽到的依據(jù)提供給會(huì)議組織者；

3)物業(yè)可以在系統(tǒng)中查詢某段時(shí)間內(nèi)的訪客情況，單位來訪情況，以及由誰發(fā)出的邀請(qǐng)，對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)。

5.2.6訪問者黑名單

外來人員中可能有產(chǎn)品推銷、廣告、貸款、甚至騷擾等人員，系統(tǒng)可以設(shè)置將這些人員列入黑名單，不能再預(yù)約等，減少一些對(duì)業(yè)主不必要的干擾。

5.2.7聯(lián)動(dòng)查詢進(jìn)出記錄

微信訪客系統(tǒng)支持大量的訪客及通行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，便于數(shù)據(jù)報(bào)表查詢，同時(shí)還可以聯(lián)動(dòng)門禁設(shè)備，形成一整套的安全防范系統(tǒng)。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化對(duì)訪客進(jìn)行來訪登記、微信預(yù)約+自助通行+智能訪問使服務(wù)水平大大提高，提升單位形象。大大縮短了來訪者的登記時(shí)間，同時(shí)管理人員隨時(shí)了解來訪者的進(jìn)出狀況，輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)字化精確管理。

5.2.8滯留提醒

可以記錄大樓內(nèi)訪客的實(shí)時(shí)人員數(shù)量，今天到訪的訪客數(shù)量、離開人員數(shù)量及離開時(shí)間、滯留人員數(shù)量及位置等，并能迅速查詢同行人數(shù)。對(duì)于超時(shí)停留人員進(jìn)行核查，確保區(qū)域內(nèi)的人員管理安全。

微信訪客系統(tǒng)可以解決訪客到訪需要現(xiàn)場登記繁瑣、核驗(yàn)身份難、訪客到訪數(shù)據(jù)難以查詢等問題，為寫字樓、小區(qū)、工業(yè)園區(qū)、學(xué)校、企事業(yè)單位等提供更好的訪客拜訪體驗(yàn)，同時(shí)加強(qiáng)區(qū)域內(nèi)的人員進(jìn)出管理，確保區(qū)域內(nèi)的人員及財(cái)產(chǎn)安全，提升了管理效率和企業(yè)形象。